Office Manager*in (m/w/d)

Office Manager*in (m/w/d)

Gestalte Deine Zukunft mit Sinn bei Arup in Berlin.

Starte Deine Karriere als Office Manager*in bei uns.

Arup`s gemeinschaftlicher Ansatz zeichnet uns seit über 75 Jahren aus und bestimmt, wie wir mit unserem kreativen und nachhaltigen Planungsansatz eine bessere Welt gestalten.

Unser Business Services-Team unterstützt in allen organisatorischen Belangen das Engagement von Arup für eine nachhaltige Entwicklung. Wir entwickeln innovative Lösungen, die die Auswirkungen auf die Umwelt minimieren und gleichzeitig komfortable und gesunde Räume schaffen, in denen Menschen leben, arbeiten und sich entfalten können.

Die Chance

• Als Office Manager*in bist du verantwortlich für die Organisation des operativen Betriebs unseres Büros. Dein Aufgabengebiet ist ein Mix aus administrativer Organisation, Facility-Koordination und Event Management.
• Du hast innovative Ideen zur Verbesserung von organisatorischen Abläufen? Hier kannst du gerne eigene Vorschläge einbringen.

Deine Aufgaben:

• Mit deinen Kolleg:innen bist du die erste Anlaufstelle für unsere Gäste, Kunden sowie Newstarter und Mitarbeiter
• Koordination externer Dienstleister, die organisatorische Unterstützung bei Meetings und Konferenzen, Meetingraum-Buchungen sowie die Organisation von Cateringaufträgen
• Regelmäßige Rundgänge, die Organisation von Bestellungen (Büromaterial, Obst, Inventar) sowie die Kostenkontrolle für deinen Bereich
• Verwaltung von elektronischen Postfächern, Posteingang/-ausgang
• Planung, Organisation und Durchführung interner Events
• Projektbezogene, administrative Aufgaben als „deine“ Projekte
   

To Inspirierst dich diese Rolle?

Wir suchen Kolleginnen und Kollegen, die sich für Office Management begeistern. Wir schätzen auch:

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement, Hotel, Veranstaltungsmanagement, Fremdsprachenkorrespondenz oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in gleichwertiger Position
• Kommunikationsstark und ein freundliches sowie offenes und selbstbewusstes Auftreten gegenüber Kolleg:innen und Auftraggebenden
• Hands-on Mentalität, Gastgebermentalität und hervorragende Teamfähigkeit
• Sicherer Umgang mit MS Office (besonders Outlook, Teams)
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1-Niveau) in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse zur Kommunikation mit unseren internationalen Mitarbeitern und Auftraggebern

Warum Arup?

Bei Arup investieren wir in unsere Mitarbeitenden und unterstützen Ihre Entwicklung. Als Unternehmen, das sich im Besitz einer Stiftung befindet, werden wir von unseren Zielen und Werten angetrieben und schaffen ein kooperatives Umfeld für unsere Mitarbeitenden.

Vorteile, die für Sie arbeiten:

• Flexibles Arbeiten: Die Wahl zwischen Voll- oder Teilzeitmodell (mind. 32h)
• Persönliche Weiterentwicklung: Mentoring-Programm, verschiedene Trainings (z.B. Sprachkurse für Deutsch und Englisch) und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten durch unsere Arup University.
• Perspektiven im Ausland: Die Möglichkeit sich für kurze oder längere Entsendungen in anderen Arup Büros weltweit zu bewerben.
• Gewinnbeteiligung: Zusätzlich zweimal jährliche Gewinnausschüttung, die sich nicht auf die individuelle Leistung der Mitarbeitenden bezieht, sondern auf die globale Performance von Arup.
• Wohlbefinden & Familie: Betriebliche Altersvorsorge, Berufsunfähigkeitsversicherung, Mobilität (z.B. Swapfiets Leihfahrrad), Kitazuschuss mit bis zu 150 Euro im Monat, und in Berlin bieten wir außerdem bei Bedarf einen Kitaplatz bei unserem Kooperationspartner an.

Bei Arup gehören Sie zu einem außergewöhnlichen Kollektiv, in dem Individualität gefördert wird. Unsere Stärke liegt in der Art und Weise, wie wir unsere vielfältigen Erfahrungen, Perspektiven und Ideen respektieren, teilen und miteinander verbinden. Sie werden die Möglichkeit haben, gesellschaftlich nützliche Arbeit zu leisten, die Sinn stiftet - für Arup, für Ihre Karriere und für die Kunden und Gemeinden, für die wir unsere Leistungen erbringen. 

Wir setzen auf Chancengleichheit und auf einen Arbeitsplatz, der die Vielfalt der Welt um uns herum widerspiegelt. Wir fördern aktiv eine Kultur der Inklusion, in der sich alle willkommen, respektiert und wertgeschätzt fühlen. 

Wir freuen uns über Bewerbungen von talentierten Personen aus allen Bereichen, unabhängig von Alter (innerhalb der gesetzlichen Grenzen), Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Behinderung, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, sexueller Orientierung oder anderen geschützten Merkmalen. Wir sind bestrebt, unser Einstellungsverfahren und unsere Arbeitsplätze barrierefrei zu gestalten. Wenn Sie Unterstützung oder Anpassungen benötigen, besuchen Sie bitte unsere Seite Bewerbersupport, um Kontaktinformationen und Unterstützung zu erhalten. Wir helfen Ihnen gern. 

Möchten Sie gemeinsam mit uns eine bessere Welt gestalten?